Una segretaria “virtuale” ma in carne e ossa, super-tecnologica e capace di sbrigare anche gli incarichi più tradizionali, come pagare le bollette, organizzare l’agenda o filtrare le telefonate. È “Sempre Reperibile con Siseco” by Secretel, l’assistente personale proposta da Siseco, azienda leader in soluzioni IT, e da Secretel, società molisana che ne ha fatto il proprio core business.
«Il nostro servizio permette di avere tutti i vantaggi di una segretaria senza doversi fare carico di cercarla, selezionarla, formarla e assumerla, in quanto a questo ci abbiamo già pensato noi» dice Franco Iannelli, fondatore di Secretel Srl. «Offriamo la possibilità di avere un’assistente personale dedicata a un costo fisso mensile molto accessibile, con un pacchetto base di 4 ore di assistenza al giorno».
Come funziona? Si fornisce un servizio altamente professionale a prezzi competitivi, grazie a due fattori: l’uso della tecnologia, che è complementare con le piattaforme offerte da Siseco, e il fatto di affidare a una segretaria più di un cliente, fino a un massimo di 4, e alcuni numeri di telefono interni da gestire, riducendo così i tempi di inattività. Il servizio si rivolge soprattutto a manager, agenti, liberi professionisti e medici: persone che hanno molti appuntamenti da “incastrare”, che si trovano spesso in giro, ma che hanno la necessità di essere sempre reperibili al telefono e di avere sempre l’ufficio con sé. Cuore del servizio è il centralino Voip: «Si tratta di una piattaforma molto flessibile che consente di fare magie con le linee telefoniche – afferma Roberto Lorenzetti, amministratore delegato di Siseco -. La segretaria può chiamare i contatti del cliente utilizzando le sue linee telefoniche, può ricevere le telefonate che il titolare rifiuta sul proprio cellulare senza che chi sia dall’altra parte se ne accorga».
Un servizio in crescita grazie alla tecnologia Siseco. Ad oggi il servizio dispone di diverse segretarie regolarmente assunte con contratto a tempo indeterminato dopo aver superato una rigida selezione. I requisiti richiesti sono almeno cinque anni di esperienza nel settore, ottima conoscenza di tutto il pacchetto Office, conoscenza di una lingua straniera e una buona dizione, senza inflessioni dialettali . Risiedono in tutta Italia e lavorano da casa grazie al telelavoro, dove hanno a disposizione tutti gli strumenti tecnologici per assistere i clienti come se fossero nel loro ufficio.
Cosa fa “Sempre Reperibile con Siseco” by Secretel? La segretaria “a distanza” diventa il braccio destro del titolare, anche se i due non si incontrano mai di persona. La distanza fisica è di almeno 300 chilometri, ma è come se fosse nel suo ufficio ed è sempre disponibile telefonicamente. L’assistente personale può prendere appuntamenti, organizzare l’agenda e inviare sms di promemoria al capo. Grazie al giro posta ogni giorno riceve la corrispondenza, la scannerizza e la smista, in modo che il cliente possa vederla on line, in area riservata, e dare disposizioni in merito. Inoltre paga le bollette con un fondo cassa (il rendiconto automatico è quotidiano), scrive lettere, prepara fatture, prenota alberghi, voli o ristoranti. Per tutelare la privacy, non è necessario comunicare la password, ma è stato attivato un sistema di riconoscimento digitale.
Il servizio è apprezzato anche dai medici che hanno più di uno studio, magari in città diverse. Una sola segretaria può gestire l’azienda, ma anche rispondere al citofono, aprire la porta ai pazienti e mandare al dottore un sms flash (ossia un testo breve visualizzato direttamente sullo schermo) con la notifica del nome di chi è arrivato e dell’ora dell’appuntamento, mentre sulla stampante vengono già caricate le fatture con le prestazioni prenotate. “Fa tutto tranne il caffè” scherzava qualcuno. Così si è rimediato anche a questo: a Milano e Roma sono state siglate delle convezioni con dei bar per la consegna a domicilio.
Chi si relaziona con la segretaria la percepisce come un membro interno, tanto che a Natale inviano regali destinati a loro: «Non ho certo inventato il lavoro di segretaria, ma ho reso accessibile a tutti la possibilità di averne una» conclude Iannelli. I costi di “Sempre Reperibile con Siseco” by Secretel prevedono un canone mensile fisso tutto compreso, senza sorprese. L’assistenza può essere di 4 o di 8 ore al giorno.
